Как сделать процесс онбординга эффективным и комфортным?

Инструменты адаптации помогают новым сотрудникам быстрее освоиться и лучше осознать свою роль в команде. От эффективности этого инструментария во многом зависит, насколько успешным будет дальнейшее сотрудничество с новым членом коллектива. Нашей целью было максимально упростить, структурировать и автоматизировать онбординг, сохранив при этом центральную роль менеджера в этом процессе. В этом материале мы делимся опытом создания двух продуктов, которые полностью изменили наш подход к взаимодействию с новыми сотрудниками.  

Личный кабинет адаптации 

Личный кабинет позволяет сотрудникам и руководителям в электронной форме отслеживать, упорядочивать и закреплять прохождение адаптационных шагов.  

Его основные плюсы: 

• большой объем собранной информации и ее удобное расположение; 
• прозрачность адаптационного процесса; 
• функциональность; 
• интуитивно понятный интерфейс.  

Еще одна полезная фишка личного кабинета — возможность принимать участие в опросах и тестированиях по пройденному материалу. Это помогает отслеживать прогресс на всем пути адаптации.  

Чтобы сервис был максимально удобным для пользователя, и взаимодействие с ним было приятным и практичным, еще до момента запуска, мы провели UX-исследование. Такой подход позволил докрутить продукт, устранить баги — в общем, сделать кабинет user-friendly. Более того, в версию для сотрудников трех крупнейших подразделений ANCOR, были добавлены дополнительные шаги, касающиеся их должности и нюансов работы на их позиции.  

Конечно, мы замерили эффект от внедрения в работу нового инструментария. Личный кабинет сэкономил 30% рабочего времени руководителей. NPS (Net Promoter Score — индекс потребительской лояльности) продукта составил 81%, а CSAT (Customer Satisfaction Score — показатель удовлетворенности клиента) — 96%.  

Адаптационный чат-бот 

Еще один продукт, который был запущен в 2023 году для всех штатных сотрудников ANCOR в России — адаптационный чат-бот ANCOR Guide. Уже на протяжении года этот карманный помощник трудится днем и ночью, отвечая на вопросы новых сотрудников и обучая специфике работы в компании. 

Чат-бот помогает персоналу дозированно и просто познакомиться с тем, как у нас все устроено. В базе знаний ANCOR Guide собраны ответы на рабочие и бытовые вопросы, доступна самая разная информация: от полезных контактов до инструкций по бронированию рабочих мест. Также в чат-боте сотрудникам доступен словарь терминов ANCOR.  

За что мы любим чат-бот: 

• Поддержка новых сотрудников 24/7; 
• высокая скорость ответов на часто задаваемые вопросы; 
• понятный гид по разделам интранета; 
• оптимизация временных затрат сотрудников и руководителей на процесс адаптации; 
• усиление HR-бренда компании. 

К советам чат-бота часто обращаются и давно работающие сотрудники, а это значит, что новый инструмент действительно полезен. За время работы ANCOR Guide в него зашло более 400 человек и было направлено более 2000 обращений. Кстати, самыми популярными стали запросы о том, где можно пообедать рядом с офисом, как получить пропуск в офис и когда приходит зарплата.  NPS продукта составил 90%, а CSAT — 98%.  

В обратной связи коллеги говорили: 

«Он многофункциональный и полезный по наполнению, особенно для начинающих аналитиков (меня!)», «Это автоматизация процессов, не отвлекает коллег от вопросов новичков», 
«Удобно, что все собрано в одном месте». 

Дальнейшие планы 

Мы собираемся развивать ANCOR Guide и со временем перейти на новую версию 2.0. Будет расширена база знаний, с которой работает чат-бот, добавится новый функционал. То же касается и Личного кабинета – после накопления определенного количества данных от пользователей мы сможем двигаться дальше, улучшая эффективность данного инструмента.  

Анна Свергуненко, Руководитель отдела подбора и адаптации, ANCOR