Мы запустили мобильное приложения для онбординга

Вступление экономики в новую реальность и все больше распространяющаяся цифровизация бизнеса оказали значительное влияние на работу с персоналом в нашей организации. Danfoss – крупный международный концерн, производящий оборудование для теплоснабжения, холодильные установки и автоматику для коммерческого и промышленного применения. Автоматизация инженерных систем — одно из приоритетных направлений нашей деятельности. Стремление повысить эффективность распространяется и на внутренние процессы, в том числе и HR-коммуникации. Недавно для упрощения адаптации новых сотрудников и их взаимодействия с руководством и HR мы запустили мобильное приложение «С нами». Внедрение приложения стартовало в октябре 2020 года, а уже в начале 2021 года мы начали активно его использовать. 

Эволюция онбординга и запуск приложения 

До появления «С нами» процесс адаптации прошел через несколько крупных трансформаций.  В 2010 году это был очный тренинг, набор стандартных положений и инструкций, фокус на личном участии руководителя и HR-службы.  

В 2014 мы начинаем использовать подход Buddy – работу через коллегу-наставника. Также этот формат подразумевал индивидуальный план введения в должность, отдельную страницу в интранете для адаптации нового члена коллектива, welcome-тренинг в онлайн формате.  

В 2018 г. идет дальнейшая автоматизация и совершенствование процесса: портал в SharePoint, Welcome letter, опросы удовлетворенности. И наконец, в 2021 г. запущено мобильное онбординг-приложение «С нами», которое дополняется входным интервью с HR-директором. 

Почему именно мобильное приложение? В компании увеличилось количество сотрудников, в том числе совсем молодых. Необходимо было ускорить и максимально автоматизировать процесс, сделав его интересным для поколения Z, которое любит получать информацию онлайн и в игровой форме. Приложение с геймифицированными элементами представилось наиболее удачным решением этой задачи: в нем есть система уровней, лайки, гифки, награды и опция обратной связи.  

Внедрение приложения «С нами» проходило в несколько этапов: 

• Анализ существующего процесса адаптации; 
• Улучшение процесса совместно с фокус-группой (HR, руководители, новые сотрудники, опытные Buddy); 
• Составление карты процесса и контента; 
• Наполнение мобильного приложения; 
• Тестирование совместно с фокус-группой; 
• Запуск; 
• Получение обратной связи, непрерывное улучшение. 

В итоге общая комплексная программа по адаптации новичков приобрела следующий вид: 

Мобильное приложение «С нами» 

• 7 уровней, 45 геймифицированных заданий; 
• База знаний для новичка; 
• Социальная сеть; 

Личный кабинет для HR 

• Добавление новых пользователей; 
• Изменение контента; 
• Аналитика, отчеты; 

Цепочки писем 

• Полезные материалы для нового сотрудника (ссылки для ПК); 
• Информирующие сообщения для руководителя, Buddy, HR. 

«С нами» — онбординг как компьютерная игра 

Новый сотрудник начинает пользоваться программой еще до выхода на работу — на этапе пребординга — и затем, как в игре, проходит 7 уровней до полной адаптации к работе. 

1 уровень — «Исследователь», его начало – за неделю до выхода на работу. Техническая подготовка, установка ПО, списки документов, общая информация и личный профиль.  

2 уровень — «Домосед, удалёнка», его старт – также за неделю до выхода. Создание Home Office, правила удаленной работы.  

3 уровень — «Рок-звезда», первый рабочий день. Фокус на оформлении, инструктаже, знакомстве с Buddy, общении с руководителем по итогам дня.  

4 уровень — «Сёрфер», первая неделя работы. Интранет, введение в должность, цели на испытательный срок, продолжение знакомства с корпоративной культурой.  

5 уровень — «Охотник», первый месяц. Welcome-тренинг, онлайн-обучение, соцсети, итоги месяца.  

6 уровень – «Ниндзя», экватор. Опрос «Как проходит твоя адаптация?», встреча для обратной связи с HR-директором, чек-лист «Что я знаю».  

7 уровень – «Супергерой», подведение итогов испытательного срока, квартальные и годовые цели, индивидуальный план развития. Также информация о социальных льготах, обратная связь по адаптации, напутствия.  

Важными особенностями такого онбординга является подготовка принятого работника еще до выхода на работу, игровая форма с элементами соревнования, рейтинги для понимания всеми сторонами уровня адаптации, а также обратная связь.  

Результаты  

С момента запуска мобильного приложения «С нами» все новые сотрудники успешно прошли испытательный срок и дали положительную оценку процессу адаптации. Кроме этого, в результате внедрения: 

• на 30% сократилось время прохождения основных элементов процесса адаптации; 
• в 15% случаев онбординга были идентифицированы и устранены недостатки процесса; 
• достигнута экономия времени руководителей и HR, затрачиваемая на процесс адаптации; 
• 9,6 из 10 —оценка пользователей мобильного приложения. 

Приложение «С нами» оказалось экономически эффективным, так как стоимость запуска и дальнейшего использования очень умеренная и не сопоставима с финансовыми потерями в случае ухода новых сотрудников из-за пробелов в адаптации.  Теперь необходимо только добавить новичка в приложение и можно забыть о формальных вещах, связанных с получением доступов к IT-системам, рассказом о правилах работы на удалёнке, объяснениями о получении пропуска и прохождении инструктажа. Но, конечно, это только часть онбординга, перенести весь процесс адаптации в приложение не получится. Взаимодействие с руководителем, коллегами, сотрудниками HR оно не заменит. 

При запуске мобильного приложения планировалось охватить 100% новичков. Сейчас, с учетом региональных офисов, охват составляет порядка 96%. При этом «С нами» носит неформальный характер и с ним интересно работать. Очень приятно слышать от новых сотрудников, уже прошедших период адаптации и собирающихся поменять телефон, вопрос: «А как можно установить приложение на новый телефон»? Или еще интересными и удивляющими были вопросы от сотрудников, давно работающих в компании: «А как мне поставить приложение? Увидел у новичка и хочу такое же пройти». 

Сотрудники активно пользуются программой в течение первых двух месяцев, далее в приложении для них остается намного меньше полезной информации, но всё же она есть, и важно, чтобы сотрудник её получил. Чтобы стимулировать дальнейшее использование приложения, мы запускаем онлайн-магазин с мерчем, в котором пользователь сможет потратить накопленные баллы за выполненные задания, но для этого нужно будет полностью завершить процесс онлайн-онбординга.  

Субъективно оценивая пройденный путь, можно сказать, что мы остались очень довольны, так как регулярно получаем положительную обратную связь от руководителей и, конечно, от самих новых сотрудников. Особенно приятно слышать: «Я с таким нигде и никогда не сталкивался, очень круто!»