Журнал ANCOR Журнал международной стаффинговой компании ANCOR №19, ноябрь 2021
Поделиться

Цифровая трансформация HR

Ольга Богатырева
Директор по персоналу в регионе Россия СНГ, Baker Hughes

Путь HR трансформации в Baker Hughes мы начали еще до пандемии с двумя конкретными задачами – цифровизация HR процессов и сокращение затрат. Предпосылкой к изменениям послужило слияние в 2017 году двух компаний: Baker Hughes и нефтегазового подразделения GE (GE Oil and Gas). Тогда сразу же стал вопрос об использовании новой, единой системы управления персоналом, т.к. до объединения каждая компания работала в своих системах и не было единого инструмента, который бы решал HR задачи сотрудников и руководителей.   

Автоматизация HR процессов  

На момент объединения компаний любая потребность сотрудника в HR-поддержке адресовалась HR бизнес-партнеру того или иного подразделения, что создавало эффект бутылочного горлышка. Внедрение новой системы Workday позволило перевести большую часть транзакционных задач в зону ответственности руководителей, максимально автоматизировав процесс.  Дизайн системы основан на жизненном цикле сотрудника, начиная с отклика кандидата на вакансию, найма, внутренних перемещений и заканчивая увольнением.  В результате имплементации примерно 80% задач, связанных с жизненным циклом сотрудника перешли от сотрудников HR к непосредственным руководителям. 

Сегодня руководители уже сами открывают вакансии и определяют уровень компенсации на открытую должность. После того, как кандидат принимает предложение о работе, система направляет руководителю инструкцию по взаимодействую с новым сотрудником. В ней представлены рекомендации, о том, что должен делать новичок в первый рабочий день и в течение первого месяца, перечень задач для руководителя и возможность назначения коллеги-наставника (buddy). Все последующие шаги в жизненном цикле сотрудника, такие как поставновка целей, оценка эффективности деятельности, оценка потенциала, ежегодный пересмотр компенсации и т.п. также инициируются и входят в зону ответственности руководителя.  

На дизайн и внедрение новой системы Workday ушло чуть больше двух лет — в феврале 2020 года состоялся запуск, а в марте начались события, связанные с COVID-19. Baker Hughes  уделила большое внимание инициативам по управлению изменениями, учитывая, что сотрудники столкнулись сразу и с изменениями в организации, внедрением новых систем и процессов, а также с резким переходом на удаленную работу. Мы провели более 50 тренингов и запустили регулярные «открытые часы Workday» с сессиями «вопросы-ответы» в Teams.  

Помимо запуска Workday мы перевели оставшиеся вопросы взаимодействия с HR командой в цифровой формат, запустив CRM систему и MyHR портал, который стал единым окном создания и отправки HR запросов. В результате внедрения технологий мы видим, что за 2021 год цифровой трафик HR запросов возрос на 500%, что показывает эффективность работы систем, а также позволяет получить статистические данные о типах и частоте запросов. 

Создание HR Agile Pool 

После внедрения Workday, системы создания запросов через MyHR портал и перехода на удаленный режим работы мы пришли к выводу, что традиционная привязка HR-специалиста к определенной локации и определенному участку работы не имеет смысла, т.к. сотрудники работают удаленно,  а доступ к цифровым запросам есть у всей команды. Мы решили объединить всех HR бизнес партнеров в одну команду, отойдя от модели поддержки конкретного бизнеса и сделать HR Agile Pool. Этот шаг дал возможность HR команде поработать над задачами, которые до этого не входили в зону их прямой ответственности.    

Сотрудники восприняли новую систему очень позитивно. К примеру полевые инженеры, которые всегда находились далеко от HR и зачастую не имели возможности получить оперативную HR поддержку, оформляют свои запросы через портал, выбрав необходимую категорию, и быстро получают ответ. Для обработки запросов в каждой категории определен уровень сервиса. Например, на создание и отправку справки требуется три рабочих дня. Наши работники при численности штата в России и СНГ около 3,5 тысяч человек ежемесячно создают порядка 3,5-4 тысяч запросов на портале. Зайти на ресурс возможно с любого устройства, что позволяет работникам, у которых нет стационарных компьютеров или ноутбуков, всегда оставаться на связи с HR.  

Однако некоторым менеджерам было достаточно сложно перестроиться и адаптироваться к новой модели, но при этом все руководители прекрасно понимают, что автоматизация ведет к снижению затрат. С внедрением новой системы в компании сократили порядка 400 HR специалистов, 7 из которых работали в России и СНГ. Также в процессе перехода на модель HR Agile Pool некоторым сотрудникам HR команды было сложно принять, что их функция видоизменилась, т.к. они перестали быть частью бизнес-подразделений.  

Тем не менее данная модель предосталяет HR большую степень свободы и позволяет реализовывать личные планы, например такие, как переезд в другой город или совмещение работы и обучения благодаря гибкому графику и отсутствию привязки к рабочему месту. Кроме того, у нас появилась возможность расширить пул потенциальных талантов в HR, не ограничиваясь конкретным городом, а нанимать сотрудников в любой локации, основываясь в первую очередь на их компетенциях, а не на месте проживания. 

Промежуточные итоги 

Система Workday стала операционным фундаментом HR процессов компании. На данный момент ее используют 100% сотрудников Baker Hughes и мы гордимся этим достижением.  Большинство оценивает нововведения очень положительно. Мы провели внутренний опрос среди руководителей и 75% респондентов подтвердили позитивный опыт работы, отмечая простоту использования и прозрачность процессов. Тем не менее мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем работать над дорожной картой цифровизации HR процессов, подбирая решения, которые имеют возможность интеграции с Workday. В частности, в ближайшем будущем мы намерены автоматизировать процессы управления талантами и планирования численности персонала. 

Инвестируя в развитие технологий, мы снижаем штатные затраты и получаем универсальную, прозрачную и измеримую систему управления персоналом. К текущему моменту мы заложили стабильный фундамент и в течение последующих 3-5 лет планируем активно внедрять технологии машинного обучения и искусственного интеллекта для управления HR процессами в Baker Hughes. 

Поделиться
Об HR Digest
Представляем вам 19 номер ANCOR HR Digest. Особенный выпуск в особенное время
Развитие digital skills у рабочего персонала старшей возрастной группы
О специфике лифтовой отрасли, трансформации бизнеса и продвижении новых технологий для рабочих специальностей